Cuando arrancas con tu empresa, ¡tu propia empresa! Seguramente… así tu grupo de trabajo sea pequeño, quieres mantenerlo activo, controlado y gestionar constantemente su trabajo, porque tu idea es crecer y cada día alcanzar un mejor posicionamiento.

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Sin embargo, muchas reuniones pueden afectar los resultados. Las reuniones largas, agotan física y mentalmente. Y si no están planeadas, bajan el estado de ánimo del grupo de trabajo.
Además, el esquema organizacional podría burocratizarse, a tal punto, que se puede perder la productividad de los integrantes de la empresa y eso genera resultados menos favorables.

Las reuniones deben ser el momento en el cual los distintos integrantes de la empresa, que tienen un objetivo común, puedan nutrirse de nuevos elementos para cumplir mejor con su trabajo. Te contamos cinco puntos clave para hacer de estos momentos, algo realmente productivo.

  1. No olvides que las reuniones son una oportunidad única para informar, comparar conceptos y establecer roles, pero además, para fortalecer las relaciones entre los distintos ejes de la empresa, lo que generará un buen clima de trabajo y aumentará el compañerismo y el apoyo entre todos. Por esta razón, es básico, que alguien modere o controle la reunión, una persona que sepa exponer los temas y aterrizarlos, escuchando a las personas que intervienen en ella. Incluso, en temas delicados, que sepa moverse con sabiduría.

Al punto: “dos oídos para escuchar, una boca para hablar”

  1. Planear los temas que se tratarán, saber orientar los procesos a desarrollarse, es muy importante. Las reuniones pueden tener diferentes momentos: uno de información, otro de exposición, el que sigue de interacción y preguntas. Al final, se deben concretar los puntos, ya sea tomando una decisión o reorganizando los roles para el cumplimiento de una tarea, nunca se debe salir de una reunión sin haber concluido el punto en cuestión.

Al punto: No pueden quedar en el aire muchas opiniones y ningún voto por cumplir. En una reunión hay diferentes tipos de participantes: el tímido, el distraído, el preguntón, el que no opina, el enredador, el discutidor, el obstinado y el sabelotodo, ¡conócelos y contrólalos!

  1. Que los temas sean puntuales. No pongas a un grupo grande de personas a escoger el color de una bolsa, delega a los expertos la tarea completa y pídeles el resultado. Allí, los encargados pueden recibir retroalimentación.

Al punto: En el acta de la reunión es básico anotar el punto, su aprobación, las observaciones y el voto final. Por ejemplo, se comprarán mil bolsas, que serán marcadas con el logo de la empresa y llevarán los colores corporativos. Así, “cada acción tendrá un responsable”

  1. Cuando hay debates, procura mantener el control de los integrantes, defina antes de empezar las reglas de juego para participar y genere respeto entre todos, para que las discusiones sean lo más proactivas posibles. Hay que entender que todas las personas son diferentes y seguramente, habrá unos más reactivos que otros.

Al punto: Como jefe, es importante canalizar esos temperamentos, conocerlos y ayudarles a enfocar su esfuerzo en el trabajo.

  1. Define reglas, enfoca los temas. No permitas que lo personal se tome la mesa de trabajo y mantén los principios de cordialidad y respeto, aún en condiciones difíciles.

Al punto: motiva a los participantes.

Pueden haber reuniones para muchas cosas; planear el trabajo de la semana o para algún cliente, hacer un seguimiento de acciones, llamar la atención, felicitar a un compañero de trabajo o enseñar nuevos temas, entre otros. Sea cual sea el tema, procura mantener una actitud estratégica, planear los contenidos que vas a decir o exponer y ser concreto, así, después de enfocar a los profesionales que te acompañan, habrá más tiempo para dedicarse verdaderamente a lo esencial, trabajar mejor para el crecimiento de la empresa.

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