Aunque cada software tiene sus propias formas de uso y su manera particular de empezar, sea en línea o local, existen condiciones generales a través de las cuales podrás disfrutar el software de contabilidad que elegiste y así, realizar tu trabajo eficientemente.

  •  Ingresando al sistema

La clave del sistema es algo muy importante, define las personas que lo utilizarán, una política de uso de claves es pertinente, con el objetivo de controlar el acceso o manipulación de la información de la empresa. Recuerda poner passwords seguros, usa letras, números y caracteres especiales, si el software lo permite. No uses claves sencillas o fácilmente identificables.

  • Crear la empresa

Para la configuración de la empresa frecuentemente los oferentes del software te brindarán la ayuda necesaria. Sin embargo, es posible que sea tan simple como suministrar datos puntuales (Nombre, Nit, Dirección, Teléfono, URL, Email). Es bueno saber que el programa se ha configurado con todo lo necesario para operar sin problema, en los momentos requeridos o cuando se descarguen informes.

  •  Comenzar a facturar

De manera general, todo software contable, dependiendo el país, debe estar alineado con la normatividad que exige la DIAN en Colombia, la SAT en México, la DGII de República Dominicana, la DGI en Panamá o la SUNAT en Perú. Es prioritario que tengas claro este asunto, ya que es una de las condiciones más importantes para el desarrollo de una empresa.

  •  Manejar los inventarios

Esta información es básica para tomar decisiones, generar ventas y recibir pedidos, por lo tanto debe ser actualizada y poder consultarse desde cualquier tipo de dispositivo en tiempo real; la falta de estos datos, puede llevar a dificultar en las negociaciones.

  •  Análisis de Cuentas por Cobrar y por Pagar

Debes estar al tanto de lo que se debe y de lo que falta por cobrar, que el software avise o permita gestionar esta información, es muy valioso para mantenerse al día y definir los recursos de operación.

  •  Al final del mes, Contabilidad

El orden es muy importante para toda empresa. El uso de un software que mantenga la información actualizada, permite a las organizaciones realizar cierres mensuales adecuados y al momento de presentar sus impuestos o declaración de renta, mayor rapidez y exactitud.

Siguiendo estas sencillas recomendaciones, podrás empezar a usar tu software de administración y gestión contable de manera eficiente, el cual te ayudará a mantener toda la contabilidad en armonía con las disposiciones legales, lo cual es la clave del crecimiento organizacional.

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