Existen en el país varias modalidades para realizar una facturación correcta y de acuerdo con la normatividad vigente. Estas características que los usuarios necesitan, también pueden encontrarse en una solución como Alegra, que facilita el trabajo del contador y del área financiera.

Cuando nace una una empresa, es necesario solicitar autorización o habilitación de numeración para expedir facturas, este trámite se adelanta en la administración de impuestos y va de acuerdo a lo definido en la resolución 3878 de 1996.  

En este orden, según el enfoque del negocio y la perspectiva de facturación, la nueva organización podrá solicitar autorización en cualquiera de las modalidades existentes para este fin, numeración para facturar en papel, por computador, máquina registradora P.O.S o electrónica. Solo tendrá que completar el formulario y esperar la resolución mediante la cual se da el aval para tal fin.

Cuando se usa un sistema como Alegra, los empresarios pueden estar tranquilos, ya que el sistema de administración y facturación cumple con todas las disposiciones para generar las facturas a los clientes de manera conveniente y cumpliendo la normatividad legal vigente. De la misma forma, el equipo de Alegra está en permanente cuidado, para realizar los ajustes del caso, si fuera necesario.

De acuerdo a la modalidad, los usuarios de Alegra pueden imprimir sus facturas, o procesarlas de manera digital para enviarlas a sus clientes.

Veamos ahora, las distintas modalidades y su descripción:

  • Facturación en papel o pre-impreso (Cod. 01)

De acuerdo con los artículos 617, 618 y 618-3 del estatuto tributario, este tipo de facturas debe imprimirse con la numeración aprobada en una especie de talonario, el cual generalmente tiene un original y copia, tendrá los datos reglamentarios y los espacios para completar la información de la venta.

  • Facturación por computador (Cod. 02)

Para hacer este tipo de factura, se requiere de un software legal que la empresa debe adquirir de manera particular en el mercado y en su expedición, es necesario que se entregue una copia física al cliente. Para efectos contables, no se está obligado a dejar una copia física, todo puede conservarse en medio digital.

  • Facturación por máquina registradora P.O.S (Cod. 03)

Esta es una combinación de software y hardware, y su utilización está regida por el artículo 616-1 del Estatuto tributario, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996, artículo 7 de la Resolución 3878 de 1996, artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996 y artículo 4 del Decreto 522 de 2003. Cada venta genera un tiquete con los datos claves del establecimiento y de la venta, y al final del día, exige la impresión de un comprobante que registra las ventas realizadas durante el día.

  • Facturación electrónica (Cod. 04)

La norma definida para realizar esta modalidad de facturación, se encuentra en el Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 de 2007. Se asemeja a la Facturación por computador, pero la diferencia es que su entrega, aceptación y almacenamiento, se hace por medios digitales. Requiere el uso de software certificado por ISO 9001:2000. Y su forma visual, se asemeja a la factura impresa.

Soluciones como Alegra han sido desarrolladas para facilitar a los microempresarios y PyMEs un proceso de facturación adecuado, sencillo, controlado y siguiendo la normatividad vigente. De esta manera, se puede tener una información clara y al instante, para motivar el avance del negocio y tomar decisiones oportunas.¿

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Cibergrafía

http://www.alegra.co/colombia/preguntas-frecuentes/45-modalidades-de-facturacion

http://www.gerencie.com/resolucion-de-facturacion-cuando-es-autorizada-o-habilitada-en-papel-no-se-puede-utilizar-para-facturar-por-computador.html

http://www.dian.gov.co/descargas/Formularios/2014/Formulario_1302_Solicitud_de_Facturacion.xlsx

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc_ant/estatuto_tributario.htm