Cuando se crea una empresa, es importante pensar como emprendedor y buscar organizar cada proceso desde el principio. Esto permitirá -en lo posible- lograr un buen nivel de productividad y servicio, y cada vez, más clientes que lo prefieran.


En este sentido, es probable que comiences tu negocio usando herramientas sencillas, por ejemplo Excel. Y que con ellas, puedas elaborar rápidamente controles de inventario, presupuestos y facturas. A continuación te ofrecemos seis consejos para tener en cuenta, los cuales te darán la guía para ir creciendo hacia sistemas cada vez más precisos y robustos.

  1. No está mal usar Excel, para empezar ayuda mucho; lo clave es verificar que los modelos de factura cumplan de forma concreta con todas las disposiciones legales, que permitan tener una adecuada descripción de la venta y desde luego, que estén autorizadas por el organismo respectivo.
  2. En Internet existen muchas plantillas para lograr un diseño apropiado, sin embargo, tener el que llene sus expectativas, está relacionado con una elaboración propia a través de un experto; el uso de un software más completo, ofrece este valor por defecto.
  3. Llevar tu información sensible en hojas de cálculo y en un disco duro o equipo de cómputo, expone tus datos a personas inescrupulosas, en caso de pérdida o descuido. Por esta razón, tener la información en la nube a través de un sistema de gestión administrativa, resulta ser la forma más segura y confiable de proteger los datos. Además, se pueden ver los estados del negocio en el lugar que te encuentres y en el momento que prefieras.
  4. Aunque es práctico usar Excel para llevar las cuentas, con frecuencia no se pueden generar reportes de forma automática. Es necesario influir sobre el archivo para ver los ajustes. Pensar en un programa que permita mayor interacción, te dará la información actualizada en el momento requerido para tomar decisiones a la medida. Sistemas como Alegra, ayudan a generar reportes en tiempo real y de manera exacta.
  5. En términos generales, Excel no es un software de facturación, sus funciones no están hechas para que pueda generar facturas cumpliendo las exigencias del organismo regulador, por ejemplo la DIAN en Colombia. Para lograrlo, se debe programar por medio de Visual Basic, las diferentes funcionalidades usando macros, lo que toma tiempo. Es mejor utilizar algunas de las opciones de software especializado, que se encuentran en el mercado.
  6. Finalmente, existen en algunos países ofertas de facturación con Excel, aunque pueden ser útiles, es necesario personalizarlas y adaptarlas. Lo más apropiado es usar sistemas definidos para facturar, los cuales integran todas las funciones necesarias y con los cuales se generan excelentes resultados; la información está protegida y permiten generar reportes en Excel o PDF, para luego detallarlos en línea o descargarlos de manera local.  

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