La mayoría de las empresas pequeñas y medianas (PyMEs) llevan sus cuentas de forma manual y las entregan, al fin de mes, al contador, para que éste las coloque en  orden y ajuste adecuadamente toda la información financiera. Sin embargo, sería ideal para la empresa, que sus cuentas estuvieran organizadas desde un comienzo. Esto para que se pueda tener la información clave para la toma de decisiones, siempre y en todo lugar.

Actualmente se produce mucha información, en el contexto empresarial, pueden generarse datos de los clientes y de otras empresas, nombres de proveedores y contactos, inventarios de productos, características y, programación de servicios, entre otros aspectos. Por esta razón, lograr tener estos datos de manera ordenada y precisa en el momento adecuado,pueden definir el cierre de un buen negocio. Lo que redunda de manera concreta, en una verdadera ventaja frente a la competencia.

En este sentido, es importante que las empresas entiendan que desde el principio, la información debe estar ordenada y disponible para cerrar negocios y para una administración eficiente. Así, los cierres contables dejarán de ser caóticos y desordenados y podrá pensarse más, en la verdadera esencia del negocio, que en la ejecución de tareas que hoy, a través de la tecnología, pueden llegar a ser más eficientes.

Los sistemas de administración y facturación desde Internet ofrecen un costo relativamente bajo, que permite tener todos los movimientos del día de manera ordenada y la información disponible todo el tiempo, y asegura, que solo las personas designadas, puedan acceder a la información.

Tendencias

Paul Maritz, Director Ejecutivo de Pivotal (EMC), afirmó recientemente en una columna digital, que las empresas de hoy se mueven en un “lago de datos”, este proporciona a las unidades de negocio de las empresas, la información pertinente a la hora de enfrentar los negocios.

Por esta razón, se requiere un orden constante en la administración, y el ambiente automatizado de La Nube, lo que resulta la mejor opción, para que las PyME puedan lograr orden, eficiencia y productividad.

En el caso de una solución como Alegra, se puede afirmar que no es un software de procesos contables, aunque tiene mucho de eso. No reemplaza la contabilidad o al contador, pero sí ayuda a agilizar procedimientos análogos, a motivar negocios y a mantener toda la gestión administrativa de la empresa en orden, entregando soportes y vistas en tiempo real desde cualquier lugar y usando cualquier tipo de Smart Connected Devices (PC, tabletas o smartphones). Dispositivos que siguen creciendo en el mercado y que para 2018 -según un reciente reporte del MinTIC- en el país habrá cerca 60 millones de smartphones y 9 millones de tablets, también con su correspondiente aumento en capacidad de cómputo.

La clave para facturar

Apropiarse de conceptos como el Business Intelligence, proporciona un espíritu de valoración de los datos, y cómo estos, se convierten en una oportunidad para el aumento de la facturación y el crecimiento dinámico de los negocios.

Un caso puntual

Para contextualizar, la factura electrónica en Colombia es la representación digital de la factura física, que usa además los estándares predefinidos por el Decreto 1929 de 2007, la Ley de comercio Electrónico y la Resolución 14465 de Noviembre 2007 de la DIAN, aún este tema está en desarrollo.

No obstante, sistemas como Alegra cumplen con las disposiciones actuales del país, lo mismo que sus versiones hechas para Panamá, República Dominicana y México. Todas ellas están alineadas con las recomendaciones y leyes del Estado, lo que facilita a los microempresarios y PyMEs su uso transparente y seguro, aportando una herramienta adicional proactivamente, en la administración y gestión de los negocios.

Te invitamos a conocer la página de facebook en donde podrás conocer todo sobre los softwares contables y las características y beneficios que tienen para ti.

Cibergrafía

http://www.alegra.co/colombia/preguntas-frecuentes/104-alegra-es-un-programa-de-contabilidad-para-gerentes-no-para-contadores

http://www.emprendices.co/alegra-una-herramienta-para-llevar-el-control-de-los-gastos-de-tu-pyme/

http://www.itenlinea.com/index.php/columna-digital/639-lagos-de-datos-almacene-todo-analice-lo-que-sea-construya-lo-que-necesite

http://www.portafolio.co/columnistas/que-pasa-la-factura-electronica